Как поговорить с руководителем о нагрузке, если рабочий день уже заполнен, а новые задачи продолжают появляться.
Утром вы собирались закончить отчёт. Потом пришло срочное сообщение, затянулась встреча, коллега попросил помочь. К вечеру вы устали, хотя главное дело так и осталось незавершённым.
Первая мысль — завтра нужно лучше собраться. Или сегодня немного задержаться.
Иногда это помогает. Но если времени постоянно не хватает, дело может быть в самом количестве задач. Даже хороший план не добавит в день несколько часов.
Всемирная организация здравоохранения отмечает, что слишком большая нагрузка и невозможность влиять на свою работу могут вредить психическому здоровью. Поэтому говорить о нагрузке — нормально. Для этого не нужно ждать, пока силы совсем закончатся.
Начать можно с простого вопроса: что сейчас важнее и что мы можем перенести, упростить или сделать вместе?
Посмотрите, на что уже уходит время
Перед разговором запишите основные дела на ближайшие дни. Не нужно считать каждую минуту или составлять подробный отчёт о своей занятости.
Достаточно понять три вещи: что нужно сделать, к какому сроку и сколько времени примерно потребуется.
Вспомните и про то, что легко забыть: встречи, ответы коллегам, проверку документов, регулярные небольшие поручения. Они тоже занимают часть дня.
Например, в календаре может быть восемь рабочих часов, но половина уже отведена под встречи. Это важно учитывать, когда вы обещаете закончить новую задачу сегодня.
Оценивать время можно приблизительно:
«На отчёт мне нужно ещё около трёх часов. Если данные придут завтра, раньше четверга закончить не получится».
Так вы показываете, что именно мешает работе. Возможно, нужна помощь с данными, а не ещё один вечер за компьютером.
Скажите, где именно не получается успеть
«У меня слишком много работы» — понятная фраза. Но собеседнику бывает трудно решить, чем помочь.
Попробуйте назвать конкретную ситуацию:
«До пятницы нужно сделать отчёт и презентацию. На оба дела времени не хватает. Давайте решим, что закончить первым».
Это уже начало разговора, в котором можно что-то изменить.
В рекомендациях британской службы охраны труда HSE есть простой ориентир: объём работы должен быть выполнимым в пределах согласованного рабочего времени. Не стоит заранее считать, что недостающие часы сотрудник обязательно найдёт вечером.
Можно говорить и о том, как вы себя чувствуете:
«Последние две недели я часто задерживаюсь. Я устал и понимаю, что долго так работать не смогу. Давайте посмотрим, что можно изменить».
Для такого разговора не обязательно рассказывать всё о своём здоровье или личной жизни. Вы сами выбираете, чем готовы поделиться.
Лучше обсудить проблему заранее, пока ещё можно помочь, чем в день сдачи сообщить, что работа не готова.
Предложите один-два варианта
Вам не нужно приходить с идеальным решением. Но несколько предложений могут помочь начать обсуждение.
Можно перенести менее срочное дело, сократить объём работы или попросить помощь с её частью.
Например:
«Я могу закончить презентацию к четвергу, если отчёт перенесём на понедельник».
Или:
«К пятнице успею подготовить основные выводы. Полную версию — на следующей неделе. Этого хватит для встречи?»
Иногда выясняется, что большой документ пока не нужен: для решения достаточно короткого вывода. Важно только договориться об этом, а не самостоятельно убрать половину задания.
Когда появляется новое поручение, полезно сразу связать его с текущими делами:
«Могу взять эту задачу сегодня. Тогда презентация будет готова на день позже. Такой порядок подходит?»
Если в ответ звучит «Всё срочно», можно спокойно уточнить:
«Понимаю. Но в прежние сроки всё не помещается. Что нужно сохранить в первую очередь?»
Смысл такого разговора — вместе выбрать реалистичный план. Не доказывать, кто прав, и не обещать снова справиться со всем.
Если задания приходят от разных руководителей, попросите их согласовать порядок. Вы не обязаны самостоятельно угадывать, чья просьба важнее.
Убедитесь, что план действительно изменился
После разговора стоит коротко повторить, о чём вы договорились. Можно написать в рабочем чате:
«Сначала заканчиваю презентацию. Отчёт переносим на понедельник. С данными помогает коллега».
Это особенно полезно, если новый срок касается других людей. Они тоже должны узнать о решении.
Если ответа пока нет, не считайте молчание согласием на перенос. Лучше уточнить:
«Мне нужен ответ по сроку отчёта. Сегодня продолжаю презентацию, на оба дела времени не хватит».
Через несколько дней посмотрите, стало ли легче соблюдать план. Бывает, что одну задачу перенесли, но на её место сразу пришли две новые. Тогда стоит снова обсудить общий объём работы.
Один разговор не всегда всё меняет. Если нехватка времени стала обычной ситуацией, может понадобиться пересмотр обязанностей или распределения задач в команде.
Если вас не слышат или разговаривать с руководителем небезопасно, попробуйте найти поддержку внутри компании — у другого руководителя, в HR или у представителя сотрудников. Неудачная реакция не означает, что вы неправильно объяснили проблему.
А если усталость, тревога или трудности со сном сохраняются и мешают жить, стоит обратиться к врачу или специалисту по психическому здоровью.
Практический пример
Анне нужно закончить клиентский документ к четвергу и внутренний отчёт к пятнице. В среду её просят подготовить ещё и справку для встречи.
Обычно Анна сказала бы «хорошо», а потом попыталась бы разобраться со всем вечером. Но сейчас она смотрит на оставшиеся дела и понимает: времени не хватит.
Она пишет руководителю:
«Завтра заканчиваю клиентский документ. После этого могу сделать либо отчёт, либо новую справку. Что сейчас важнее? Отчёт предлагаю перенести на понедельник».
Выясняется, что справка нужна первой, но для встречи достаточно двух основных показателей. Полный анализ пока не требуется. Отчёт можно сдать позже.
Анна уточняет новый срок и предупреждает коллегу, который ждёт отчёт.
Работы всё ещё немало. Но теперь ей не нужно пытаться выполнить три задачи одновременно или угадывать, чем пожертвовать.
Чек-лист
Перед разговором о нагрузке спросите себя:
- Какие дела уже запланированы?
- Что из этого не помещается в доступное время?
- Что можно перенести, упростить или разделить с коллегой?
- Какое решение мне нужно от руководителя?
- Понятно ли после разговора, что я делаю первым?
Необязательно подготовить всё идеально. Можно начать с одной задачи, срок которой уже вызывает сомнения.
Главная мысль
Если задач больше, чем времени, это не обязательно значит, что вы плохо работаете.
Полезно показать, что уже есть в вашем плане, и вместе решить, что важнее. Вы можете обозначить проблему и предложить варианты. Но искать решение не должны только вы.
